4. Réduire la taille de la flotte pour augmenter les économies
Plus la flotte est importante et plus la probabilité d’avoir des véhicules inutilisés est grande. Si le gestionnaire de parc ne surveille pas l’inventaire régulièrement et soigneusement, des dizaines de véhicules pourraient ne pas avoir été revendus, être détenus par une succursale sans être utilisés ou encore être stockés sans avoir été réparés.
Tous ces véhicules représentent de l’argent gaspillé. Même si l’un de ces véhicules est complètement amorti (donc n’engendre plus de versements de prélèvements), le trouver et le vendre rapportera quelques milliers d’euros supplémentaires dans les caisses de l’entreprise. Et à moins qu’une succursale ait reçu la permission formelle d’avoir un véhicule “de secours”, de tels véhicules ne sont pas fait pour rendre service, mais pour accomplir une tâche. Trouvez-les et vendez-les.
De même, et bien que la plupart des bailleurs soient efficaces pour récupérer des véhicules de retour de location déposés chez un concessionnaire, il y a forcément des véhicules qui passent entre les mailles du filet. Ils restent alors invendus pendant des semaines, voire des mois. Un véhicule invendu n’est pas cédé et peut même toujours engendrer des paiements mensuels de location. Surveillez les véhicules qui doivent être remplacés, et assurez-vous qu’ils soient récupérés rapidement.
Enfin, une fois les véhicules vendus, les recettes doivent être affectées et les versements arrêtés. Une fois encore, les prestataires tiennent les inventaires et facturations à jour, mais il existe des erreurs qui peuvent coûter aux flottes de l’argent. Surveillez l’inventaire régulièrement et gardez le moins de véhicules possible. Débarrassez-vous des véhicules superflus, affectez les recettes rapidement et vous pourriez bien retrouver des dizaines de milliers d’euros “perdus”.
5. Remplir et utiliser correctement l’état des lieux entrant/sortant des véhicules
Un parc bien géré passe par des états des lieux des véhicules transmis périodiquement par les conducteurs. Il ne s’agit pas simplement de connaître l’état des véhicules, l’obtention de ces états n’est que le début du processus.
Tous les rapports états des lieux doivent être remplis par le conducteur, mais aussi approuvés par son gestionnaire. Ceci permettra au gestionnaire de suivre l’état des véhicules dont il ou elle est responsable. Les états des lieux devraient être demandés au moins deux fois par an, et plus régulièrement si le temps et les ressources le permettent. Mais en quoi connaître l’état des véhicules permet de faire des économies ? Ces rapports permettent de réagir rapidement suite à un problème sur l’un des éléments exigeant une attention particulière :
- Carrosserie : les rayures dues à l’usure naturelle n’empireront pas avec le temps et n’auront aucun impact sur la valeur résiduelle du véhicule. En revanche, les bosses et autres détériorations qui rompent la finition finiront par rouiller et coûter bien plus cher qu’en cas de réparation immédiate. En plus des rapports, demandez que l’on documente tout dommage à la carrosserie avec des photos. Et quand des réparations sont nécessaires, traitez-les immédiatement.
- Pneus : l’état des pneus est d’abord une question de sécurité. Tout dommage doit donc être géré immédiatement. Une fuite lente peut devenir une fuite rapide, voire se transformer en crevaison. Il est bien moins coûteux de réparer une fuite lente qu’un pneu à plat.
- Vitres : une des déductions les plus fréquentes de la valeur de revente est dû au remplacement du pare-brise. Un rapport d’état devrait indiquer tout dégât au verre : les éclats communément appelés en “étoile” ou en “oeil de boeuf” peuvent être réparés sans encombre. Dans le cas contraire, ils peuvent s’étendre au-delà de la taille maximale de réparation et exiger un remplacement complet.
De même que pour votre santé, une utilisation adéquate des états des lieux et des actions prises en conséquence comme “médecine préventive”, vous aidera à éviter des milliers d’euros de surcoûts.
Analyser autant l’arbre que la forêt
Parfois, il semble que les gestionnaires de parc n’ont ni le temps, ni les ressources pour se plonger dans le détail des coûts ; ils sont souvent satisfaits de pouvoir suivre les dépenses principales de dépréciation des véhicules et de la consommation carburant. Mais le choix est relativement simple. Puisque gérer sa flotte consiste à rechercher en permanence des opportunités d’économies, il n’y a rien de plus productif que d’identifier les pertes cachées. Cela s’applique aussi aux gestionnaires de parc qui exercent depuis plusieurs années, puisqu’ils ont probablement déjà éliminé la majeure partie des surcoûts du budget qui leur a été alloué. Rechercher l’argent perdu peut les aider à en éliminer encore plus. L’effort en vaut la peine.
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