La gestion d’un parc auto et d’équipements est un exercice complexe qui relève du numéro d’équilibriste. Aujourd’hui pour les entreprises, obtenir des gains marginaux dans le suivi de flotte se traduit souvent par d’importantes économies. Il est estimé que la croissance du parc européen devrait passer de 1,4 million en 2009 à 4,2 millions de véhicules en 2014. Les avancées technologiques de l’industrie, comme les logiciels cloud de gestion centralisée, augmentent considérablement les gains potentiels en apportant des solutions toujours plus abordables et donc compétitives.
Conseil n°1 : Consolidez …
La gestion de flotte via le Cloud devient le standard pour accéder à des données et les stocker. Les interfaces web remplacent les applications locales qui contiennent toutes vos données importantes, comme les informations relatives à vos véhicules et leurs conducteurs ainsi que toutes les factures de vos fournisseurs (pétroliers, loueurs, garagistes etc.), pour réunir toutes ces informations en une seule et même base de donnée. Ceci vous permet, via un seul outil, d’éditer des états complets et pertinents sur toutes vos activités de suivi de flotte et ceci pour toutes vos filiales et/ou agences.
En effet, rassembler et réconcilier toutes ces données peut s’avérer difficile dès lors qu’on atteint la taille de 100 véhicules. L’exercice est encore plus complexe pour les grandes entreprises lorsqu’il faut gérer des notions de centre d’affectation et/ou de refacturation entre filiales. Consolider vos données à l’aide d’un logiciel de suivi de flotte cloud, vous donnera donc une meilleure visibilité et vous permettra au final, de mieux contrôler et optimiser les coûts de votre parc, le tout via internet (donc depuis n’importe où et n’importe quand).
Conseil N°2 : Respectez les normes d’émission de CO2
Préférez les modèles de véhicules avec des émissions de CO2 minimum, en particulier parmi les véhicules du même segment. Le gain sur les taxes peut être important (TVS et Bonus Malus).
Optez donc pour un logiciel de suivi de flotte vous permettant de suivre l’évolution de la moyenne des normes d’émission de CO2 des véhicules de la flotte au cours du temps et de calculer les gains obtenus en choisissant les véhicules aux normes d’émission de CO2 minimum.
Conseil n°3 : Contrôlez le kilométrage
Un relevé précis du kilométrage est essentiel pour gérer ses budgets carburant. Le kilométrage est un coût variable qui fluctue sans cesse – mais il est également un coût contrôlable, qui dans le cas d’une grande flotte, peut avoir des effets significatifs sur le coût global/total. Avec le carburant qui peut représenter entre 20% et 30% du coût d’un véhicule sur toute sa durée de vie, contrôler de très près ses budgets carburants peut « rapporter gros ».
Il est donc conseillé aux entreprises de surveiller à la fois la distance parcourue des véhicules ainsi que les quantités consommées de carburant. En analysant ces deux variables simultanément, on obtient un panorama bien plus précis qu’en n’étudiant qu’un seul de ces paramètres. Ceci permet de mieux comprendre les comportements de conduite, d’identifier les améliorations possibles et de proposer des formations adaptées à ses collaborateurs qui permettront un réel ROI (Return On Investment).
Conseil n°4 : Effectuez des contrôles techniques réguliers
L’utilisation et l’état des véhicules et autres équipements sont fondamentaux pour la durabilité des biens de la flotte. La mise en place et le maintien d’une politique claire concernant les contrôles techniques pour protéger vos biens, aide à maintenir un historique qui vous protègera en cas de réclamation, ou de litige lié à votre obligation de sécurité. Envoyer un signal clair aux collaborateurs permet de les responsabiliser et de promouvoir les normes d’une bonne gestion des entretiens de leur véhicule. Si des incompréhensions ou des interrogations subsistent, il ne faut pas hésiter à mettre en place une formation adéquate qui rappellera les bases sur ce sujet et au final redonnera confiance aux collaborateurs.
Conseil n°5 : Externalisez judicieusement certaines activités
Certaines activités du suivi de flotte (comme l’intégration des données fournisseurs, la génération du reporting ou la gestion des amendes), peuvent devenir des tâches fastidieuses qui consomment un temps considérable au gestionnaire de parc. En travaillant avec un partenaire qui prend en charge ces activités, le gestionnaire peut passer davantage de temps dans des activités à forte valeur ajoutée (qui valoriseront son rôle auprès de sa direction) tels que :
- L’analyse et l’optimisation des coûts et des données de la flotte (voir comment notre module Winfotte BI, peut vous aider)
- La recherche, comparaison et négociation des fournisseurs (voir comment notre module Comparateur, peut vous aider)
- L’optimisation des taxes (voir comment notre produit Winflotte Entreprise peut vous aider)
- La gestion de la relation avec les conducteurs (voir comment nos modules Communication et Driver peuvent vous aider)
- La mise en place d’une bonne car policy qui valorise les collaborateurs tout en réduisant le coût de la flotte
Cerise sur le gâteau, un choix judicieux dans l’externalisation de certains processus peuvent aussi, selon le contexte de votre société et la maturité de vos processus externalisés, vous permettre d’obtenir 15 à 25% de réduction du TCO de votre parc.
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