Le coût exorbitant d’une flotte automobile est un sujet tabou dans les organisations. Peu d’entreprises ont conscience du poids financier qu’elle représente. Peu d’actions sont engagées pour optimiser ce poste. Pourtant, avec bonne gestion, d’importantes économies sont facilement réalisables.
Sujet proche : Pourquoi mettre en place une gestion de flotte automobile ?
Avoir une approche TCO/TCM
Le suivi financier du parc, avec un pilotage strict des coûts directs et indirects, est un prérequis pour maitriser le budget de la flotte. Le coût global de possession (TCO) ou de mobilité, sont les indicateurs indispensables pour en assurer une gestion efficace. Ce TCO repose sur 4 grandes familles de coûts :
- Achat ou Financement
- Charges fiscales et sociales
- Energie
- Entretien et Assurance
Une cartographie sera nécessaire afin de « benchmarker » ces coûts par rapport aux standards du marché. Aujourd’hui, il n’est plus possible d’optimiser efficacement une flotte automobile sans avoir cette approche TCO.
Pour aller plus loin :
Gérer son budget carburant
Le budget carburant peut aller jusqu’à 30% du coût total d’une flotte. Ce poste de dépenses dépend essentiellement de la typologie des conducteurs et du kilométrage qu’ils sont amenés à faire. Les entreprises peuvent dès lors adopter des stratégies offensives pour baisser cette dépense. Cela consiste à agir sur 3 sujets :
- Adapter le véhicule à son usage
- Agir sur le comportement des conducteurs
- Sélectionner le meilleur pétrolier en privilégiant son réseau de distribution et sa qualité de reporting
En jouant sur ces 3 leviers, la consommation de carburant pourra alors être maitrisée.
Notre article sur le sujet : Comment gérer le budget carburant dans une flotte automobile ?
Comment suivre le kilométrage de mes véhicules
Soyons précis : 1 kilomètre réalisé par une voiture de société représente un coût important pour l’entreprise. De ce constat, on comprend que le suivi kilométrique est clé pour la mission du responsable de parc. Il est donc important de bien suivre et contrôler ces kilomètres. Cela permettra de calculer le coût au kilomètre pour la flotte dans sa totalité.
Notre article : Flotte automobile : Comment suivre le kilométrage des véhicules ?
En cas de contrat de location longue durée (LLD) le suivi des kilomètres est fondamental pour bien gérer les lois de roulage qui régissent le prix du loyer. Avec un suivi précis, le gestionnaire de flotte pourra anticiper des renégociations de contrat et éviter ainsi les frais de pénalités.
En cas d’achat, le suivi des kilomètres sera déterminant pour fixer le prix du véhicule et le timing de sa revente.
La tableur Excel, le faux ami…
Bon nombre de parcs automobiles sont gérés sans outil informatique spécialisé. Dans ce cas, les gestionnaires ont recours à un tableur bureautique (Excel, Calc…). Mais alors, pourquoi un logiciel de flotte automobile est indispensable ?
Depuis, plusieurs années le tableur Excel s’impose dans les entreprises notamment pour la gestion des parcs roulants. En effet, un bon nombre d’utilisateurs l’appréhende facilement et son coût d’acquisition reste très abordable. Il est vrai qu’Excel est un bon logiciel mais il a ses limites comme les autres tableurs d’ailleurs. Excel est souvent utilisé pour des fonctions non prévues à l’origine et le gestionnaire se retrouve avec une « usine à gaz » maîtrisée par lui seul au lieu d’un logiciel de flotte automobile efficace.
Notre article : Gestion de parc automobile avec Excel : Bonne ou mauvaise idée ?
Les outils pour gérer sa flotte
La caractéristique première d’une gestion de parc est l’ordonnancement des données. Celles-ci sont nombreuses car elles proviennent de tout l’écosystème : Factures des fournisseurs (loueurs, assureurs, pétroliers…), kilométrages, informations carte grise.. Bien assimilées, ces datas sont sources de pistes d’économies.
Notre article : Qu’est-ce qu’un outil de gestion de flottes automobiles ?
Dans cette tâche, le gestionnaire a besoin d’etre accompagné par des outils. Dans un premier temps, le tableur Excel peut apparaitre comme le « compagnon idéal ». Mais très rapidement, il montre ses limites notamment quand le parc dépasse les 50 véhicules. 90% du temps du gestionnaire sera consacré alors à intégrer ces données. La gestion ne pourra etre efficiente.
Un logiciel de flotte automobile, l’outil nécessaire
Les logiciels de gestion de parc permettent de réaliser ce suivi et ce contrôle. Winflotte est connecté avec l’ensemble des partenaires de l’environnement : loueurs, assureurs, ANTAI, SIV. C’est donc la solution pour avoir une vision consolidée de sa flotte et la gérer efficacement.
Pour aller plus loin : Comment choisir son outil de gestion de parc automobile ?
L’avantage en nature d’un véhicule
Pour rappel, le véhicule de fonction est un véhicule mis à la disposition d’un salarié. Son usage est principalement professionnel mais il peut également être utilisé à des fins personnelles. À ce titre, l’utilisation privée est considérée comme un avantage en nature. L’avantage en nature de type voiture de fonction sera évalué sur la base des dépenses réellement engagées ou sur la base d’un forfait. Le choix revient à l’employeur. Il est donc important de bien communiquer aux salariés / conducteurs sur le montant des avantages calculés. Ces derniers devront être intégrés fiscalement dans l’assiette des cotisations sociales et pris en compte dans le calcul de l’impôt sur le revenu.
Découvrir notre article : Les avantages en nature d’un véhicule de fonction
Enfin, la réflexion autour de l’usage réelle du véhicule est plus que jamais d’actualité. L’optimisation la mobilité des collaborateurs voulue par les pouvoirs publics incite les entreprises à se poser la question de l’utilité réelle du véhicule. Aujourd’hui, même en situation de forte croissance, les entreprises s’engagent dans une réduction du nombre de véhicules. Par ailleurs, l’apparition des nouvelles formes de mobilité comme la gestion de pool accentue fortement ce mouvement. De plus en plus, le management et les salariés comprennent que la voiture doit redevenir un moyen pour assurer la mission de l’entreprise. Les dérives constatées ces dernières années sur l’usage du véhicule ne correspondent plus aux besoins de l’entreprise et à leur raison d’être. La loi d’optimisation de la Mobilité (LOM) effective au 1er Janvier 2022 va accélérer cette tendance de fond des sociétés modernes.
