Quel que soit l’outil logiciel, le processus de commande de véhicules représente pour le gestionnaire de parc l’acte le plus lourd dans sa gestion. En effet, le responsable de flotte doit assurer la prise en charge des commandes des véhicules de bout en bout. Faire le lien avec l’ensemble des acteurs intervenant dans le cadre de ce processus (le loueur, le salarié, l’assureur, les bénéficiaires, …). Il doit aussi effectuer un reporting régulier sur l’avancement des commandes à l’ensemble des intervenants et notamment au conducteur.
Le processus est découpé en 3 étapes :
- La gestion des commandes
- Le suivi des commandes
- La gestion des livraisons
Etape 1. La gestion des commandes
Dans le cadre d’une commande de plusieurs véhicules, le gestionnaire de flotte peut proposer une démarche de gestion des commandes à partir des éléments déjà convenus avec le loueur et son entreprise. En synthèse, il a construit un catalogue spécifique permettant aux salariés de bénéficier en fonction de critères principalement RH et/ou opérationnels d’un choix de véhicules défini en amont.
Ensuite, les tâches suivantes devront être réalisées :
- Travaux préparatoires au lancement des commandes
- Réception, vérification et envoi du fichier des commandes
- Passage des commandes auprès du loueur
- Mise à la signature puis archivage des contrats pour chaque conducteur
- Constitution des dossiers clients
- Gestion de la réception des attestations de permis de conduire
- Réalisation du reporting
Cette liste de tâches n’est pas exhaustive. Pour rappel, l’objectif de cette phase est d’arrêter une organisation et les différentes étapes à mettre en œuvre de la prise en compte de la demande jusqu’à la mise à la route des véhicules. Un reporting devra consigner l’ensemble des demandes avec les caractéristiques de chaque commande (caractéristiques du véhicule, date de passage de commande, date de livraison estimée, informations particulières sur le véhicule,).
Etape 2 : Le suivi des commandes
Pendant cette étape, le gestionnaire devra contrôler la bonne avancée des commandes, gérer les impondérables et assurer la relation avec le loueur. Un bon suivi de cette étape lui permet d’anticiper toute anomalie ou erreur.
Puis, le responsable de parc devra réaliser les tâches suivantes :
- Suivi rapproché des commandes avec le loueur
- Vérification des délais de livraison annoncés, gestion des retards
- Suivi du bon déroulement chez le loueur des étapes préparatoires à la livraison
- Gestion des anomalies survenues depuis le passage des commandes
- Réalisation du reporting
Le document de suivi des commandes des véhicules devra être mis en place dès le passage des commandes puis mis à jour jusqu’à la mise à la route de l’ensemble des véhicules.
Etape 3 : La gestion des livraisons
Durant cette dernière étape, le gestionnaire de parc devra organiser et prendre en charge les différentes actions qui précèdent la mise à la route (assurance, constitution et envoi des pochettes aux collaborateurs (contenant entre autres : badges, vignettes Crit air, carte verte), …).
Il continue à assurer la relation avec le loueur et effectue le reporting sur l’avancée des livraisons :
- Assurance des véhicules
- Constitution des pochettes (Vignettes Crit’Air, Cartes vertes, badges APRR…) avant envoi à chaque client
- Suivi des livraisons jusqu’à mise à la route
- Réalisation du reporting
Un document de livraison des véhicules consignera toutes les informations indispensables à la mise à la route pour chaque véhicule. Il sera initié au moment de la préparation des premières livraisons jusqu’à la livraison du dernier véhicule.
Attention, les délais annoncés sont bien souvent ajustés en fonction des délais de fabrication et de livraison des véhicules…
En raison de la complexité du processus du commande, il est indispensable d’être supporté par un logiciel. Pour cela, Winflotte 10 est l’outil le plus efficace. Intégrant le catalogue spécifique de chaque entreprise, Winflotte 10 propose à ses clients une place de marché permettant à l’ensemble des acteurs (conducteurs, managers et loueurs) d’avoir un accès. Dès lors, la commande est dématérialisée et son exécution est simple.
L’entreprise y gagnera en satisfaction de ses conducteurs.
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