Les entreprises ayant besoin de rendre mobile leurs collaborateurs, peuvent disposer d’une flotte automobile et elles ont le choix entre un véhicule de fonction, un véhicule de service ou le versement d’indemnités kilométriques.
Cependant, il peut être difficile pour un employeur de déterminer laquelle de ces solutions est la plus avantageuse en termes de règles d’utilisation, de fiscalité, de coûts, de responsabilité, etc. Voici un aperçu des principales différences entre un véhicule de service et un véhicule de fonction.
Voiture de fonction ou de service : un usage différent
Une voiture de fonction, également appelée voiture de société, n’est utilisée que pour les déplacements liés aux missions professionnelles du collaborateur, durant ses heures de service. Certains employeurs peuvent tolérer les trajets entre le domicile et le lieu de travail.
La voiture de fonction répond également à cet usage, auquel s’ajoute un avantage supplémentaire, elle peut être utilisée pour les déplacements personnels durant les week-ends ou les congés par exemple. Certains collaborateurs peuvent en bénéficier plus facilement tels que les cadres, cadres dirigeants, mais aussi les commerciaux ou les représentants de vente. C’est un avantage en nature qui s’inscrit dans le contrat de travail mais également sur le bulletin de salaire, comme complément de revenu.
Il est important de différencier une voiture de société et une voiture de fonction car cela a des conséquences juridiques, fiscales et administratives différentes. En effet, la voiture de service est un véhicule acheté ou loué par une entreprise pour être utilisé par ses collaborateurs dans le cadre de leur travail. En revanche, une voiture de fonction est un véhicule mis à la disposition d’un collaborateur pour ses trajets professionnels mais aussi lors de ses déplacements privés. Elle est considérée dès lors comme un avantage en nature et est imposable sur le salaire du collaborateur.
Avantage en Nature : De quoi s’agit-il ?
Les avantages en nature sont des biens ou des services fournis par l’employeur à ses collaborateurs. Ils peuvent être gratuits ou nécessiter une participation du collaborateur inférieure à leur valeur réelle. Les avantages en nature permettent aux collaborateurs de faire des économies sur les frais qu’ils auraient normalement dû payer et sont soumis à des cotisations.
Le bulletin de paie doit refléter l’avantage en nature, qui sera inclus dans le salaire brut et soumis à des cotisations. Après détermination du salaire net imposable, l’avantage en nature sera déduit du salaire net versé au collaborateur. Si le collaborateur doit faire une retenue sur salaire ou participer financièrement à l’acquisition du bien ou du service pour bénéficier de l’avantage, le montant de l’avantage sera réduit de ce montant. Les avantages en nature sont pris en compte pour s’assurer que le salaire minimum est atteint. Leur valeur peut être évaluée en fonction de leur valeur réelle ou forfaitairement. L’évaluation forfaitaire est possible pour les véhicules de fonction entre autres avantages.
Quels sont les atouts d’une voiture de fonction ?
Ces véhicules présentent des avantages à la fois pour le collaborateur et pour l’employeur, en voici les principaux :
Pour l’entreprise attribuer un véhicule de fonction permet de :
- Valoriser le collaborateur et participer à sa rémunération,
- Réaliser des économies avec une fiscalité avantageuse. La TVA sur les loyers pour les véhicules en location peut être récupérée,
- Améliorer l’image de marque de l’entreprise qui rayonne sur les collaborateurs.
Pour le collaborateur un véhicule de fonction apporte plusieurs avantages :
- Inutile d’investir dans un véhicule personnel, les frais directs sont à la charge de l’entreprise,
- Le véhicule confié est dans la majorité des cas récent et en bon état,
- Il s’agit d’une source de motivation et d’implication.
Quelles sont les contreparties ?
La voiture de fonction présente des charges supplémentaires aussi bien pour l’entreprise (taxe sur les véhicules de société) que pour le collaborateur (cotisations sociales et impôts sur le revenu).
Rappelons aussi que l’entreprise ne peut décider unilatéralement de la suppression d’un véhicule de fonction sans en avoir averti le collaborateur et obtenu son accord. Dès lors, le contrat de travail devra être modifié et la rémunération sera revalorisée en compensation. Inversement, un véhicule de service peut être réaffecté ou retiré sur décision de l’entreprise.
Véhicule de fonction, ou véhicule de service, lequel choisir ?
Le choix entre un véhicule de service ou un véhicule de fonction revient à l’entreprise. Ce choix dépend du besoin du collaborateur.
Un véhicule de fonction est souvent un avantage attribué au collaborateur pour faciliter ses déplacements professionnels mais aussi personnels. Ce type de véhicule est souvent plus luxueux et offre plus de confort.
Un véhicule de service, quant à lui, est utilisé pour les déplacements professionnels de l’entreprise. Il est plus fonctionnel voir économique.
Conclusion
En résumé, les voitures de fonction et de service sont des véhicules que l’entreprise met à la disposition de ses collaborateurs. Une voiture de fonction sera utilisée à des fins professionnelles et personnelles, tandis qu’une voiture de service est uniquement destinée à des trajets professionnels. La différence entre les deux, porte sur les aspects juridiques et fiscaux. La voiture de fonction étant considérée comme un avantage en nature.
Il appartient à chaque entreprise d’attribuer un véhicule alliant performance et valorisation à ses équipes en tenant compte de sa politique interne mais aussi des besoins et du statut de chaque collaborateur.
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