L’optimisation d’une flotte est conditionnée par le traitement des données du parc automobile et nécessite donc de posséder un logiciel de gestion de parc automobile.
La gestion de la flotte automobile implique de traiter un volume très important de données, pour un seul véhicule. Cela représente plusieurs dizaines de lignes chaque mois (carburant, péage, parking, lavage, loyers, …). De la fiabilité et l’exhaustivité de ces données dépendent les analyses des coûts et l’exactitude des calculs fiscaux et sociaux (TVS, AEN, AND, engagement de location, récupération de la TVA, …).
En toute logique, ces données parviennent au gestionnaire de flotte. Il est le premier à les exploiter, les valider et les enregistrer dans l’outil logiciel. Or, on constate bien souvent que d’autres services vont reprendre les mêmes données, les traiter et les saisir à nouveau en fonction de leur besoin spécifique.
Le traitement factures fournisseurs
Les factures font fréquemment l’objet d’une nouvelle saisie de la part du service comptable. Les Ressources Humaines vont, quant à eux, calculer les AEN. Enfin, la comptabilité calculera la TVS, la TVA récupérable, …
À cette fin, chaque service réclamera les données nécessaires à ces calculs, auprès de la gestion de flotte, avec des risques d’erreurs de transmission, de retard, de manque de fiabilité, etc.
Dans certaines entreprises, la gestion est non seulement atomisée entre plusieurs services, mais aussi entre plusieurs sites, ce qui augmente encore la multiplicité des intervenants.
Tout cela est source de perte de temps parfois considérable pouvant représenter des semaines d’équivalent temps plein. En l’absence d’une analyse correcte, l’entreprise ne parvient pas à identifier clairement cette dépense. Ces coûts indirects restent donc cachés. Pour y remédier, il faut que toutes les informations concernant la flotte automobile soient validées, traitées et enregistrées par la gestion de flotte. Puis les résultats appropriés sont transmis aux services à qui ils sont utiles.
Le logiciel, source importante de gains de temps et de productivité
Les principaux prestataires fournissent des fichiers numériques de facturation à intégrer dans le logiciel. Il s’agit là principalement des loueurs, pneumaticiens et énergéticiens dont les pétroliers qui envoient des fichiers EDI. Les logiciels « se connectent » donc sur ces serveurs. Ils récupèrent les flux de facturation. L’ensemble de ces données est alors intégré dans le logiciel (sinistres, coûts…). Ces fichiers facturation de gestion de flotte sont donc qualifiés et peuvent ainsi être liés aux codes analytiques.
Certains fournisseurs peuvent déposer ces fichiers directement sur des serveurs sécurisés. D’autres fournisseurs ne sont pas en capacité d’envoyer ces fichiers. Il faut donc les récupérer sur leurs plateformes.
Toutes les informations nécessaires aux calculs fiscaux et sociaux sont présentes dans ce même logiciel, c’est donc à partir de cet outil qu’il faut les calculer et les transmettre aux services concernés. La comptabilité recevra un export comptable à partir des factures. Toutes les informations nécessaires aux autres services (AEN, TVS, amortissements non déductibles, etc.) leur seront transmises en temps voulu avec une fiabilité totale.
L’automatisation des intégrations de facture ne fait plus débat aujourd’hui. Les gains de productivité qui sont amenés par les logiciels et notamment Winflotte 10 sont considérables. Les gestionnaires de flotte ont vu leur travail augmenter de façon qualitative. L’enjeu de leur travail s’est déplacé. D’un travail purement administratif, ils sont aujourd’hui dans une fonction d’analyse, leur permettant de prendre les bonnes décisions. Le parc est mieux géré.
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