La gestion d’une flotte automobile exige le traitement des informations du parc automobile dans un outil informatique spécialisé, le logiciel de gestion de parc. Il est essentiel qu’aucune donnée opérationnelle ne manque et que leur valeur soit exacte.
On ne peut s’affranchir totalement de saisie manuelle des informations du parc automobile, ne serait-ce que pour la création des commandes, des contrats ou des véhicules. Il est ainsi logique de ne saisir que les données utilisées par la suite. Par exemple, pour une carte grise de VP, la majeure partie des champs n’est jamais exploitée : les masses, la cylindrée, …
Face à ce flux de données incessant, il est indispensable « d’automatiser certaines tâches ». Winflotte 10 a été conçu en fonction de cet enjeu ; L’idée de base est de construire un outil « zéro saisie ». Au-delà de ce slogan marketing, on comprend que l’éditeur a intégré le besoin du gestionnaire. Automatiser les tâches d’un gestionnaire de parc est bien la clé de voute d’une gestion efficiente.
Automatiser la récupération des factures de ma flotte
L’optimisation d’une flotte est conditionnée par le traitement des données du parc automobile via un logiciel de gestion de parc.
La gestion de la flotte automobile nécessite de traiter un volume très important de factures fournisseurs (Loueurs, Assureurs, Energéticiens…). Ces factures regorgent d’informations primordiales. Cela représente plusieurs dizaines de lignes chaque mois (carburant, péage, parking, lavage, loyers, …). De la fiabilité et l’exhaustivité de ces données dépendent les analyses des coûts et l’exactitude des calculs fiscaux et sociaux (TVS, AEN, AND, engagement de location, récupération de la TVA, …).
En toute logique, ces données parviennent au gestionnaire de flotte. Il est le premier à les exploiter, les valider et les enregistrer dans l’outil logiciel. Or, on constate bien souvent que d’autres services vont reprendre les mêmes données, les traiter et les saisir à nouveau en fonction de leur besoin spécifique.
Gérer les commandes des véhicules
Le processus de commande de véhicules représente, là aussi, pour le gestionnaire de parc un évènement lourd dans son volume de gestion. En effet, le responsable de flotte doit assurer la prise en charge des commandes des véhicules de bout en bout, le lien avec l’ensemble des acteurs intervenant dans le cadre de ce processus (le loueur, le salarié, l’assureur, les bénéficiaires, …). Il doit aussi effectuer un reporting régulier sur l’avancement des commandes à l’ensemble des intervenants et notamment au conducteur.
Gérer les restitutions des véhicules
Les conditions d’arrêt de contrat de location voiture et de la prise en charge des nouveaux véhicules doivent être clairement définies pour prévenir les pertes de temps, les malentendus et les coûts inutiles. A ce titre, la restitution reste l’évènement donnant lieu à des incompréhensions fortes entre le loueur et l’entreprise. Il est souvent associé à de mauvaises surprises voire à des litiges importants.
Pour éviter ces désagréments d’un côté comme de l’autre, il est nécessaire de suivre certaines étapes afin de préparer au mieux la restitution des véhicules.
Suivre le kilométrage de mes véhicules
La gestion du kilométrage d’une flotte automobile représente un indicateur important pour les responsables de parc. Les dérives kilométriques constituent en effet des augmentations des coûts de gestion. Car chaque kilomètre effectué possède un prix de revient ; il existe donc une conséquence directe sur les dépenses si il n’y a pas de maîtrise.
Un suivi kilométrique régulier auprès des collaborateurs est donc un moyen efficace pour contrôler cette dépense.
Gérer les frais de restitution de mes véhicules
Les frais de restitution peuvent peser jusqu’à 800€ par véhicule. Avec une flotte importante (au-delà de 50 véhicules), le poids de cette dépense peut donc vite s’envoler. L’objectif du gestionnaire est donc de « contenir ce coût ». Pour baisser drastiquement les frais de restitution, il faut prendre le sujet dans sa globalité. L’enjeu est de faire du conducteur l’acteur majeur de cette mise sous contrôle. Avec une bonne communication auprès des utilisateurs, portée en amont par les outils digitaux, le suivi en temps réel de l’état des véhicules est la meilleure arme. Avec cette stratégie offensive, cette dépense peut etre mise sous « cloche » mais l’exécution de ces actions de contrôle doit être parfaitement réalisée.
Gérer les demandes de Location Courte et Moyenne Durée ?
Pour adapter leurs objectifs de bilan carbone, les entreprises utilisent de plus en plus les locations courte et moyenne durées, ne dépassant pas les 12 mois.
Longtemps bannies par les gestionnaires dû à un cout jugé excessif, la LCD et la LMD sont devenues des solutions envisagées par les gestionnaires de parc. En effet, privilégier une location courte durée est une alternative pour les entreprises souhaitant offrir davantage de flexibilité à leurs conducteurs. A l’heure de la mobilité pour tous et dans un monde éco responsable, ces modes de location sont devenus des propositions de valeurs attrayantes.
Plus que jamais, l’automatisation des tâches représente un élément essentiel dans les opérations du gestionnaire de flotte. Il devra s’appuyer sur un logiciel efficient comme Winflotte 10 mais aussi sur une rigueur dans son organisation interne. Les entreprises doivent prendre en considération ce point dans l’embauche d’un profil.
Pour aller plus loin
Comment réduire les coûts d’une flotte automobile ?
Quel ROI avec un logiciel de gestion de flotte ?
Les indicateurs à suivre pour la flotte automobile
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