Le gestionnaire de flotte est une personne dont la mission est de gérer la flotte automobile d’une société ou d’une entreprise, en appliquant la politique véhicule du client : Il peut s’agir d’une gestion spécifique sur un pan de la flotte, ou englober un éventail de missions bien plus étendues.
À titre d’exemple le gestionnaire peut se voir confier uniquement les renouvellements des véhicules (ce qui inclut également les commandes et les restitutions). Ou bien, mener des actions plus larges portant sur la gestion de la flotte automobile tel que les renouvellements, les contrats en cours de vie, l’organisation des transferts de véhicules d’un conducteur à un autre, ou d’un point A à un point B, tous les aspects liés à la fiscalité (AEN : Avantages En Nature, TVS : Taxe sur les Véhicules de Société, AND : Amortissements Non Déductibles) …
De plus, il est également l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des conducteurs pour toutes questions relatives à leur voiture de fonction ou de société.
Gérer une flotte de véhicules
La gestion quotidienne d’un parc peut regrouper un certain nombre de sujets :
- Le renouvellement et le passage de commande des véhicules et des supports (carte grise, carte verte, …).
- La gestion des contrats avec avenants pour les prolongations, dont l’ajout ou la suppression de prestations (carburant, pneumatique, …).
- La gestion des contraventions (excès de vitesse et désignation, FPS, …).
- La gestion des sinistres (communiquer les informations utiles, contacter l’assureur, …).
- Les livraisons et les restitutions des véhicules.
- Les questions des conducteurs, du client.
- Le lien entre les différents acteurs de l’écosystème (client, loueur, assureur, …)
Le gestionnaire ne traite pas uniquement les interrogations ou les problèmes qui se présentent. Il veille activement au bon suivi des évolutions du parc, il est force de propositions, se tient à jour des règlementations et vise la gestion d’un parc sain écologiquement.
Le sens du service : un élément fondamental
En plus des enjeux économiques, écologiques, logistiques, le gestionnaire de flotte est garant d’un service d’excellence. Il s’attache à apporter soit un conseil éclairé, soit une réponse adaptée aux interrogations de ses interlocuteurs. Il peut s’agir d’un conducteur en panne qui appelle pour demander le protocole à suivre, ou bien se renseignant sur les options et les droits dont il dispose dans le choix de son véhicule de fonction qui doit être renouvelé.
Chaque client à ses spécificités et le service associé se doit d’être flexible en fonction des missions confiées et des objectifs du client. Il assure le lien entre son client et les loueurs dans le respect de la politique véhicule. Il peut gérer les supports associés (carte grise, carte verte, carte carburant, badge de télépéage, carte de lavage, …). Au-delà de la gestion quotidienne, la santé du parc implique un suivi régulier et attentif : la vérification des facturations, la réalisation d’états de parc, les reportings, … La satisfaction du client est au cœur de ses priorités.
Une formation par l’expérience
Le métier de gestionnaire de flotte ne dispose pas d’un cursus scolaire ou d’une formation diplômante spécifique. Plusieurs formations continues existent pour développer ou approfondir ses connaissances. De plus, les évolutions réglementaires ou technologiques réclament une attention particulière qui fait partie de la progression du gestionnaire tout au long de sa carrière.
Si une appétence pour le secteur automobile reste un avantage, elle n’est pas indispensable pour intégrer le domaine de la gestion de flotte. Les compétences requises pour remplir cette fonction reposent en grande partie sur le savoir-être : un très bon sens de la communication et du service, de l’écoute, de la rigueur, …
En réalité c’est par l’expérience et la transmission que l’on développe son habileté professionnelle à piloter et superviser un parc de véhicules. Plusieurs atouts sont recherchés comme une expérience dans la gestion et une bonne maîtrise des outils informatiques.
Quelles sont les qualités mises en avant ?
Pour mener à bien ses missions, le gestionnaire en charge d’un parc de véhicules doit être un très bon communicant. À l’aise aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, il a un rôle clé dans l’élaboration et la transmission des informations auprès des conducteurs, de ses clients et des différents prestataires.
Il fait preuve d’un haut niveau d’adaptation. En effet, il peut se retrouver confronter à tous types de situations ou d’interlocuteurs. Il doit également savoir se rendre disponible selon le contexte qui se présente à lui.
La réactivité est un élément majeur car le plus souvent, on attend de lui des réponses rapides, certaines situations deviennent prioritaires, dans le cas d’un sinistre par exemple.
Une organisation pointue et de la rigueur sont également primordiaux. Certaines tâches peuvent être répétitives ce qui implique un processus de traitement clairement défini.
Enfin une bonne connaissance du parc en gestion permet d’acquérir les bons réflexes et d’avancer plus vite sur les différents sujets rencontrés.
Des outils spécifiques : les logiciels de gestion de flotte
Pour gérer un parc de plusieurs centaines, voire milliers de véhicules, des outils et des procédures adaptés sont indispensables. Plusieurs logiciels de gestion de flotte sont disponibles sur le marché. Les entreprises proposant un service de gestion délégué peuvent également être éditeur de leur propre solution.
Ces logiciels visent la simplification de la gestion et mettent en avant des indicateurs de suivi pertinents, générant un gain de temps précieux pour le gestionnaire. Dans certains cas, ce dernier peut être amené à mettre en place des procédures pour automatiser des tâches complexes. Cela pour assurer un contrôle et une mesure factuelle, dans le cas du traitement des amendes ou des FPS.
Selon la politique du client et les différents fournisseurs et services avec lesquels il opère, des API (Interface de Programmation d’Application) peuvent être mises en place.
Gestionnaire de flotte, ce qu’il faut retenir
Apportant une aide précieuse et valorisant les missions du gestionnaire, les outils liés à la gestion de flotte n’en demeurent pas moins des instruments. Le fleet manager se positionne comme un pivot au centre d’un écosystème complexe. Son expertise et sa disponibilité permettent une gestion quotidienne ou spécifique au cas par cas. Doté d’un excellent relationnel, il fait preuve d’adaptabilité et d’organisation pour gérer une flotte de véhicules selon les objectifs établis avec le client.
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