La gestion de flotte est l’ensemble des pratiques visant à gérer un parc de véhicules sous la responsabilité d’une entreprise. Elle implique des enjeux administratifs, financiers ou opérationnels. Elle inclut le pilotage des coûts liés aux véhicules mais aussi de répondre aux différentes sollicitations des conducteurs ou des prestataires.
Le but premier de la gestion de flotte est d’optimiser l’utilisation des véhicules de la flotte, et de la rendre plus efficiente selon des objectifs qui peuvent être écologiques et économiques. Ces objectifs sont liés à la stratégie mise en place par l’entreprise.
L’écosystème rattaché à la gestion de flotte est très large et rassemble de nombreux domaines et secteurs d’activités gravitant autour des véhicules : constructeurs automobiles, loueurs, assureurs, pétroliers, garagistes, services de conciergerie, opérateurs de télématiques… Le métier de gestionnaire de flotte est complexe et demande une grande expertise.
Gestion de flotte : enjeux et leviers.
La gestion de flotte présente plusieurs enjeux qui justifient que les entreprises y consacrent les ressources nécessaires.
- Un enjeu de qualité de service qui touche l’ensemble des collaborateurs et services de l’entreprise : conducteurs, managers, Finances et Ressources Humaines.
- Un enjeu économique : on estime qu’un véhicule coûte en moyenne 10k€ / an. Dans une entreprise disposant de plusieurs centaines de véhicules, cela représente un poste de dépense conséquent. Il s’agit d’ailleurs du 2ème ou 3ème poste de dépense et ce montant peut représenter jusqu’à 7% du chiffre d’affaires. Une flotte automobile qui n’est pas ou mal gérée sera vite un gouffre financier pour l’entreprise.
- Un enjeu de conformité : L’évolution de la loi, les nouvelles règlementations et les nombreuses réformes pour l’environnement et la mobilité peuvent constituer un frein pour les gestionnaires, qui doivent alors mettre en avant des pratiques respectueuses de ces lois, un matériel assurant sécurité et qualité.
Pour répondre à ces enjeux, plusieurs points clés sont à mettre en place :
Une gestion de flotte efficace repose sur un service administratif et opérationnel performant. Afin de rendre la gestion de flotte qualitative, le service doit être rapide et fluide. Le point d’entrée des demandes est centralisé par le gestionnaire de flotte qui doit être à l’écoute des questions ou problématiques des différentes parties prenantes : les conducteurs, les fournisseurs, ou autres services internes à l’entreprise.
Gérer sa flotte implique de connaitre et de suivre les différents coûts de son parc. Elle permet de maitriser les multiples postes de dépenses et de contrôler des indicateurs clés tels que le TCO, les AEN, la NTU… Dans le but de suivre les évolutions et palier à des écarts comme le dépassement des lois de roulage par exemple.
Enfin de nouvelles lois s’appliquent pour les renouvellements de véhicules, ou encore pour circuler dans certaines agglomérations (ZFE), il faut alors prendre en compte ces règlementations et s’y conformer, ce qui implique une attention spécifique au verdissement du par cet aux véhicules intégrés via le catalogue, dans la car policy de l’entreprise.
De plus certaines règlementations spécifiques nécessitent un équipement matériel adapté comme cela est le cas des pneumatiques avec la loi Montagne.
Les points clés de la gestion de flotte ? :
Pour mettre en place une gestion de flotte efficace, il y a un certain nombre de points sur lesquels il faut être vigilant :
- Le périmètre de la gestion de flotte : qui gère les sinistres, les contraventions, les entités…
- L’identification des parties prenantes : quels sont les services concernés qui auront des données à transmettre ou à récupérer (RH, Compta, Finances, Relais locaux…)
- La politique véhicule dont Car Policy, règles d’attribution, catalogue…
- La description des processus de gestion opérationnels : guide de procédures, RACI…
- À l’initialisation : il faut vérifier la qualité et l’exhaustivité de la donnée récupérée : renouvellement, AEN, TVS…
- Pour la gouvernance : les tableaux de bord et KPIs seront une aide précieuse afin de prendre les bonnes décisions,
- Enfin réaliser une veille permanente : sur les évolutions règlementaires…
Le gestionnaire de flotte :
Le gestionnaire de flotte est la personne en charge de la gestion administrative et opérationnelle de la flotte de véhicules d’une entreprise. Il peut agir pour sa propre entreprise ou dans le cadre d’un service de gestion délégué, piloter pour compte la flotte d’une entreprise tierce. Ses missions sont complexes et variées :
- Cycle de vie du véhicule et gestion du contrat
- Conseil permanent auprès des conducteurs
- Gestion des problèmes auprès des conducteurs
- Gestion des sinistres, contraventions, FPS
- Gestion des supports : cartes carburant, télépéage…
- Suivi des contrats et gestion des consommables : carburant, pneumatiques…
- Gestion de la mobilité : LCD, taxi…
- Hors contrat
Les outils pour la gestion de flotte :
Pour que les gestionnaires mènent à bien leurs missions, ils doivent avoir à disposition les outils nécessaires à la gestion de flotte.
Le principal sera un logiciel de gestion de flotte. Il existe plusieurs éditeurs et fournisseurs de solutions logicielles spécialisées. Les Logiciels de gestion de flotte sont développés dans le but d’être les plus complets et performants possible. Le Gestionnaire peut réaliser ses tâches plus efficacement grâce à ces outils, qui classent toutes les données au sujet de la flotte en les gardant à jour, facilitant le travail du gestionnaire.
On peut mentionner également l’accès à l’ANTAI (L’Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions). C’est une Agence membre du gouvernement lié aux logiciels qu’utilisent les gestionnaires. Elle permet de gérer les amendes à distance, et de désigner les conducteurs et rediriger les sanctions financières et pénales vers les responsables.
Parmi les logiciels de gestion de flottes, certains se déclinent en applications mobiles. Elles visent à responsabiliser les Collaborateurs grâce à leur accessibilité et faire gagner du temps aux gestionnaires. Ces applications peuvent apporter un service complémentaire comme autoriser les collaborateurs à emprunter un véhicule, avoir à disposition les documents digitalisés du véhicule, les numéros en cas de besoin, des informations utiles en somme.
Gestion interne ou gestion déléguée ?
Pour une entreprise qui souhaite gérer sa flotte de véhicules, deux choix sont possibles : disposer en interne d’un service ou de ressources compétentes en la matière qui géreront en interne ce poste, ou bien choisir un prestataire spécialisé dont la gestion de flotte est le cœur de métier.
La gestion interne est courante au sein même des entreprises. Elle présente plusieurs avantages :
- La maitrise complète de la gestion : Le gestionnaire faisant parti de l’entreprise, pourra donc œuvrer sur son périmètre et l’entreprise aura à disposition l’ensemble des données qu’elle estime utiles.
- La confidentialité : L’entreprise peut conserver les données liées à sa flotte de véhicules et les garder privées. Sans les divulguer à de tierces personnes.
Cependant la gestion interne peut présenter des inconvénients :
- Selon la taille et la composition de la flotte, le gestionnaire devra se munir d’un logiciel de gestion de flotte (sur lequel il peut ne pas être formé). Il est également possible que plusieurs personnes se voient attribuer un périmètre de la gestion, ce qui complexifie le pilotage global et peut conduire à des pertes de temps et d’argent pour l’entreprise.
La seconde option est la gestion déléguée, quand l’entreprise confie la gestion de sa flotte à une entreprise tierce. L’entreprise cliente y trouvera différents avantages :
- L’expertise et l’efficacité : Le gestionnaire de flotte maîtrise les nombreux sujets liés à la gestion de flotte. Il est formé aux logiciels spécialisés et peut mettre en place des process ou proposer des pistes d’optimisation pour optimiser la gestion.
- Un gain de temps : Confier la gestion de sa flotte à un prestataire de service dont c’est le cœur de métier, permet à l’entreprise de se concentrer sur ses objectifs stratégiques, commerciaux, …
- La flexibilité : La gestion déléguée garantie une qualité et une continuité de service optimale. Un gestionnaire sera toujours disponible pour les conducteurs ou les autres prestataires.
- La conformité : avec les lois et règlementations ainsi qu’une veille active pour comprendre et suivre efficacement la flotte.
Recourir à une gestion déléguée peut être pertinent dès lors que l’entreprise rencontre une ou plusieurs difficultés, tel que :
- Manque de visibilité sur les principaux KPIs de gestion de la flotte :
- Nombre de véhicules : écart entre le nombre selon la Direction et la réalité ?
- Augmentation du parc : à périmètre constant de l’entreprise, un parc non géré augmente.
- TCO inconnu ? Décomposition du TCO ?
- Difficulté à avoir une vision globale de parc : véhicules divers, organisation de l’entreprise,
résultat de croissance externe ?… - Mécontentement du management et des conducteurs
- Ressource à temps partiel sur un parc
- Départ du gestionnaire de parc
- Périmètre trop large pour le gestionnaire de parc
- Rattachement du gestionnaire qui n’est pas rattaché au bon service : Directions OP, DET, HA, RH…
Pour conclure :
En conclusion, la gestion de flotte est un sujet multiple et complexe, impacté par des problématiques écologiques et économiques importantes. C’est un poste qui ne doit pas être sous-estimé par les entreprises, afin d’en garder la maitrise. Elle doit être opérée avec sérieux par des professionnels compétents pour être d’autant plus efficace et en optimiser l’ensemble des briques dont elle est constituée.
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