L’optimisation d’une flotte est conditionnée par le traitement des données du parc automobile et donc implique l’utilisation d’un logiciel de gestion !
La gestion de la flotte automobile nécessite de traiter un volume très important de données. Pour un seul véhicule, cela représente plusieurs dizaines de lignes chaque mois (carburant, péage, parking, lavage, loyers, …). De la fiabilité et l’exhaustivité de ces données dépendent les analyses des coûts et l’exactitude des calculs fiscaux et sociaux (TVS, AEN, AMD, engagement de location, récupération de la TVA, …).
En toute logique, ces données parviennent au gestionnaire de flotte qui est le premier à les exploiter, les valider, les enregistrer. Or, on constate bien souvent que d’autres services vont reprendre les mêmes données, les traiter et les saisir à nouveau en fonction de leur besoin spécifique.
Par exemple, les factures font fréquemment l’objet d’une nouvelle saisie de la part du service comptable, les RH vont calculer les AEN, la comptabilité calculera la TVS, la TVA récupérable, … A cette fin, chaque service réclamera à la gestion de flotte, les données nécessaires à ces calculs, avec des risques d’erreurs de transmission, de retard, de manque de fiabilité, etc.
Dans certaines entreprises, la gestion est non seulement atomisée entre plusieurs services, mais aussi entre plusieurs sites, ce qui augmente encore la multiplicité des intervenants.
Tout cela est source de pertes de temps parfois considérables qui peuvent représenter des semaines d’équivalent temps plein que, en l’absence d’une analyse correcte de ces tâches, l’entreprise ne parvient pas à identifier, ces coûts restant cachés parce du faut que l’entreprise n’est pas organisée pour les voir.
Pour y remédier, il faut que toutes les informations concernant la flotte automobile soient validées, traitées et enregistrées par la gestion de flotte, puis que les résultats appropriés soient transmis aux services à qui ils sont utiles.
Les principaux prestataires fournissent des fichiers numériques de facturation à intégrer dans un logiciel de gestion de flotte qui doit permettre de les qualifier et les lier aux codes analytiques. Ces données provenant des différents documents attachés aux véhicules sont multiples (carte grise, contrats, factures…).
Toutes les informations nécessaires aux calculs fiscaux et sociaux sont présentes dans ce même logiciel, c’est donc à partir de cet outil qu’il faut les calculer et les transmettre aux services concernés. La comptabilité recevra un export comptable à partir des factures. Toutes les informations nécessaires aux autres services (AEN, TVS, amortissements non déductibles, etc.) leur seront transmises en temps voulu avec une fiabilité totale.
Le logiciel va donc organiser le traitement de la data et rendre ces données exploitables afin d’optimiser au mieux le parc. Depuis plusieurs années, bon nombre de parcs automobiles sont gérés sans outil informatique spécialisé.
Pourquoi un logiciel de gestion de flotte est-il indispensable ?
Il est vrai que le tableur Excel peut apparaitre comme une solution couramment utilisée dans les entreprises, notamment pour la gestion des parcs roulants. En effet, un grand nombre d’utilisateurs l’appréhende facilement et son coût d’acquisition reste très abordable. Sans nul doute Excel est un bon logiciel. Mais il a ses limites comme les autres tableurs d’ailleurs. Son utilisation dépasse les fonctions prévues à l’origine et le gestionnaire se retrouve avec une « usine à gaz » maîtrisée par lui seul au lieu d’un logiciel de gestion de flotte automobile efficace.
La fréquence d’utilisation et le traitement des données dans ce logiciel de gestion sont deux éléments à prendre en compte.
Si le gestionnaire ne veut pas passer son temps à compiler de l’information sur Excel ou sur son logiciel de gestion, il doit faire le tri entre les données primordiales et les autres.
Prenons 2 exemples, le prix catalogue remisé du véhicule sera primordial pour les sociétés pratiquant les avantages en natures, pour d’autres les poids (PTR et PV) du véhicule seront nécessaires pour déterminer la charge de la remorque à tracter.
L’élaboration d’une liste exhaustive des données à rentrer dans votre informatique est donc indispensable. Cependant, elle est propre à votre entreprise puisqu’elle est fonction de votre flotte et de votre politique. Mais là encore, seul un logiciel comme Winflotte 10 peut se permettre d’adresser ces enjeux grâce à sa richesse de fonctionnalités.
La solution de gestion de flotte doit donc être adaptée à votre parc automobile. C’est pourquoi il est essentiel d’établir la bonne prise en compte de vos besoins spécifiques. Pour ces enjeux, il faut savoir investir dans un expert métier qui pourra définir un cahier des charges selon votre usage métier.
Utiliser un logiciel de gestion de parc permet aujourd’hui de gérer de manière optimale la flotte de véhicules de votre société. De vos besoins et attentes dépend le choix de ce logiciel. L’objectif demeure une gestion de flotte facilitée et des coûts optimisés.
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